Comment obtenir un KBIS gratuit ?

Auparavant, il fallait payer autour de 4 euros pour obtenir un Kbis, que ce soit par voie postale ou en ligne. Mais depuis octobre 2019, il est possible d’obtenir gratuitement celui de votre entreprise à condition d’en être le représentant légal. Également considéré comme la carte d’identité d’une entreprise, le Kbis est un document pouvant être d’une grande utilité dans de nombreuses situations. Si vous souhaitez obtenir votre Kbis gratuitement, cet article va vous montrer les démarches à suivre ainsi que les pièces à fournir pour y aboutir.

C’est quoi un extrait KBIS ?

De manière générale, un KBIS est un document authentique certifiant la légalité d’une entreprise commerciale et son existence en tant que telle. Il est délivré par le greffe du tribunal du commerce. Ce document officiel est remis lors de l’inscription et de l’immatriculation d’une entreprise au registre du commerce et des sociétés (RCS). Si vous voulez donc obtenir un extrait Kbis gratuit, il est nécessaire que votre entreprise soit déjà immatriculée au RCS. Ce document est d’une importance capitale puisqu’il renseigne sur les activités de l’entreprise et lui sert de carte d’identité. Généralement, il comporte :

• Le nom du greffier du tribunal de commerce, qui a ratifié l’immatriculation ;
• Les informations liées à votre entreprise que vous avez fournies durant la rédaction des statuts ;
• Les informations relatives aux dirigeants de l’entreprise : nom, prénom, date et lieu de naissance, fonction, adresse et nationalité ;
• Une liste détaillée des activités de l’entreprise ;
• La dénomination (nom de l’entreprise) et la raison sociale ;
• La forme juridique (SA, SARL, SCI, GIE…) ;
• Le montant du capital social et des devises ;
• Les domiciliations (l’adresse du siège social principal, les établissements secondaires, etc.) ;
• La date de la création de l’entreprise ;
• La durée d’existence ou l’âge de l’entreprise ;
• Le numéro d’identification de votre entreprise, plus connu comme étant le numéro SIREN ;
• Les numéros des établissements qui constituent votre entreprise, plus connue en tant que numéros SIRET ; 
• Le code APE selon le secteur d’activité de votre entreprise ;
• Les notes indiquant les autorisations obligatoires s’il s’agit de profession réglementée.

Il est à noter qu’un extrait Kbis n’est valable que trois mois, il est donc nécessaire de le renouveler régulièrement.

À quoi sert un KBIS ?

Au-delà de justifier la légalité de l’entreprise et son immatriculation au RCS, un extrait de Kbis peut aussi servir dans d’autres situations. Il est par exemple très utile pour l’ouverture d’un compte bancaire professionnel ou pour l’achat de fournitures professionnelles auprès d’un fournisseur. Toutefois, depuis novembre 2021, ce document n’est plus essentiel pour effectuer certaines démarches administratives. C’est notamment le cas pour valider sa candidature à un marché public, pour une demande d’autorisation d’exploitation commerciale. De même pour une demande d’ouverture d’une procédure de redressement judiciaire. D’ailleurs, il peut aussi vous servir afin de prouver que votre entreprise n’est pas sous le coup d’une procédure collective. Dans ces cas-là, il suffit de fournir le numéro Siret de votre entreprise. Grâce à ce dernier, les administrations concernées peuvent récolter facilement les données relatives à votre entreprise.

De quelle manière obtenir un extrait KBIS gratuit ?

Comme vous avez pu le constater, il est impossible d’obtenir un extrait Kbis si l’entreprise n’est pas immatriculée au RCS. Par ailleurs, un extrait de Kbis était payant avant octobre 2019. En plus, il était obligatoire d’effectuer les démarches directement auprès du greffe du tribunal de commerce dont elle dépend selon sa situation géographique. Mais depuis cette date, le site monidenum.fr a été mis en place par les greffiers des tribunaux commerciaux. Ce portail en ligne permet de simplifier les procédures des entrepreneurs auprès du tribunal de commerce, peu importe ce qu’ils demandent.

Selon votre statut, il existe deux cas de figure possibles :

• En tant que chef d’entreprise : vous pouvez demander un Kbis gratuit en ligne en créant un compte sur monidenum.fr. Vous devez ensuite vous connecter à votre espace personnel à l’aide de votre identifiant afin d’obtenir le Kbis de votre entreprise. Ce portail vous permet soit de le consulter soit de le télécharger directement ;
• En tant qu’autres personnes en dehors de l’entreprise : vous pouvez également demander le Kbis de toutes les entreprises immatriculées sur le territoire français. Dans ce cas, la demande est payante, et elle peut être effectuée avec le nom de l’entreprise ou avec son numéro Siren.

Pour effectuer une demande d’extrait de Kbis d’une entreprise au guichet, vous devez impérativement vous adresser au greffe du tribunal du commerce dont elle ressort. Vous avez la possibilité de faire cette demande via le nom de l’entreprise ou simplement par son numéro Siren. Dans les deux cas, l’extrait est certifié et délivré en main propre par le greffier. Notez aussi que cette démarche est payante, que vous soyez le dirigeant de l’entreprise recherchée ou non.

Combien coûte la demande d’un extrait de KBIS ?

Bien que la demande d’un extrait de Kbis soit normalement gratuite, ce n’est pas le cas pour tout le monde. En fait, seule une demande de Kbis en ligne peut être gratuite, et ce, à condition que le demandeur soit le chef de l’entreprise recherchée. Pour une demande en ligne effectuée par toute autre personne, chaque exemplaire coûte 3,37 euros. Si la demande d’extrait K est réalisée par courrier, chaque exemplaire coûte 4,18 euros. De toutes les options, faire la demande directement au greffe du tribunal de commerce est la moins chère. En effet, cette option ne coûte que 2,69 euros par copie demandée.

Si l’immatriculation de votre entreprise est toute récente, vous recevrez votre extrait Kbis au bout de 3 et 7 jours. Ce délai est le même, peu importe si vous effectuez votre demande en ligne, par courrier ou au guichet du greffe. En revanche, s’il s’agit d’une réédition, vous le recevrez directement si vous avez réalisé votre demande en ligne ou au guichet du greffe. Pour une demande effectuée par courrier, cela peut prendre environ 3 jours au maximum.

Est-il possible de modifier le Kbis de son entreprise ?

Jusqu'à présent, vous ne pouviez pas apporter de modifications à votre extrait de Kbis sur le portail en ligne monidenum.com. Cependant, lorsque vous changez quelque chose dans votre entreprise, ce document doit mentionner ces changements et être modifié en conséquence. Ceci est particulièrement nécessaire dans le cas de :

• Modification du nom de l’entreprise, de sa dénomination sociale ou du logo ;
• Changement du statut juridique (SARL, SAS, etc.) ;
• Délocalisation du siège social ;
• Intronisation d’un nouveau dirigeant ;
• Augmentation de capital ;
• Changement de secteur d’activité, de métier ou d’objet social.

Afin de pouvoir effectuer une modification, vous devez vous connecter à votre compte sur le site infogreffe. Une fois cela fait, il vous suffit de remplir le numéro SIRET, remplir la formalité et les formulaires nécessaires. Par la suite, il ne vous reste plus qu’à télécharger les documents justificatifs, signer et effectuer le paiement en ligne.

Un extrait Kbis est essentiel pour une entreprise commerciale. Ce document, attestant la légalité de votre entreprise, peut vous servir dans beaucoup de situations. Les démarches à suivre pour l’obtenir de manière gratuite sont relativement simples et tout le monde peut effectuer une demande. Sachez que le coût de cette demande varie en fonction de votre situation vis-à-vis de l’entreprise recherchée ainsi que la méthode utilisée pour le faire. Il en va de même pour le délai avant que le document ne vous parvienne.