La modification de l'adresse et le changement de locaux d'une entreprise se justifie par de multiples raisons. Il s’agit d’une procédure entièrement réglementée qui implique un certain nombre de formalités. Voici donc les étapes essentielles à suivre pour que le changement d'adresse se fasse dans les règles de l’art et dans le respect des lois en vigueur.
La prise de décision et la modification des statuts
Avant toute chose, il est utile de rappeler que ce type de
transfert ne se fait pas du jour au lendemain, comme le précise
www.leblogdudirigeant.com/. La procédure commence donc au moment où les différents organes qui détiennent le pouvoir au sein de la société se mettent d’accord pour s’engager dans ce type de procédure. Bien évidemment, il est important de s’assurer que le déménagement proprement dit soit réalisable et que les nouveaux locaux sont disponibles. Il faut tout de même savoir que la prise de décision dépend du statut de l’entreprise. Dans une SARL, le gérant est en mesure de décider de la démarche. Celui-ci est toutefois amené à faire ratifier sa décision par les associés qui représentent plus de la moitié des titres de propriété sur le capital de l'entreprise. En revanche, pour une société anonyme, c’est-à-dire une SA, la décision revient au conseil d’administration ou au conseil de surveillance. La décision sera ensuite ratifiée en assemblée générale ordinaire. Pour les sociétés civiles, ce type de démarche est uniquement voté à la majorité par l'assemblée générale extraordinaire des associés. Dans tous les cas, un procès-verbal d’assemblée générale sera indispensable. La validation de la décision impliquera par la suite une modification des statuts de la société.
Publier un avis de modification dans un journal d'annonces légales
Après avoir effectué les votes portant sur le
transfert et démarches préalables nécessaires, il est désormais temps de procéder à la publication de l’avis de modification du statut dans un journal d’annonces légales. L’entreprise dispose en effet d’un délai de 1 mois pour effectuer cette formalité. Une seule publication suffit si le la démarche a lieu dans le ressort du même tribunal de commerce. La publication s’effectuera ainsi dans un journal d’annonces légales du département de la nouvelle adresse. Elle indique ainsi la dénomination et la forme juridique de la société, l’ancienne adresse et celle des nouveaux locaux, le montant du capital, l’organe qui décidé de la démarche, la date de la décision et celle du déménagement, le numéro de l’article des statuts modifié, l’indication du nouveau registre du commerce et des sociétés ainsi que l’identification du dirigeant de la société. Par ailleurs, deux publications seront nécessaires si le déménagement entre dans le ressort d’un autre tribunal de commerce. La première se fera dans un journal d’annonces légales du département de la nouvelle adresse, et la seconde dans un journal des annonces légales du département de l’ancienne adresse. En plus des mentions préalablement citées, vous devez également y indiquer l’indication du nouveau registre du commerce et des sociétés.
Le formulaire M2 et la démarche auprès du CFE
Le formulaire de modification d’une personne morale M2 (Cerfa n° 11682*05) est un document qu’il faut impérativement remplir pour signaler le changement d'adresse au greffe. Vous devez ainsi compléter les cadres 1, 2, 10, 11, 12, 21 et 22, le cadre 3 pour les SASU et les EURL, ainsi que le cadre 20 en cas de besoin. Vous indiquerez entre autres les données relatives à l’identification de l’entreprise, pour ne citer que la forme juridique, le numéro SIRET, la dénomination ou la domiciliation, la nature de la modification, la date du déménagement ainsi que la nouvelle domiciliation. Une fois rempli, le formulaire sera signé par le représentant légal de la société ou le mandataire habilité à cet effet. Après avoir rempli le formulaire M2, celui-ci devra déposer un dossier complet auprès du centre des formalités des entreprises (CFE). Il doit ainsi fournir un exemplaire certifié conforme et enregistré auprès du service des impôts du procès-verbal qui confirme la décision de transférer les locaux, un exemplaire certifié conforme des statuts déjà mis à jour, une copie de l’attestation de parution dans un journal d’annonces légales du département du nouveau local, un document justifiant l’occupation des nouveaux locaux, ainsi qu’un extrait Kbis de l’ancienne adresse.
Mettre les informations à jour et informer les partenaires
Après avoir effectué toutes les formalités administratives, l’entreprise est amenée à réaliser certaines démarches auprès de ses différents collaborateurs. Il est en effet essentiel d’informer tous ses partenaires ainsi que ses clients du changement de
siège social, surtout si ce dernier dispose d’un point de vente. En général, il serait beaucoup plus pratique d’anticiper ce type de démarche plusieurs semaines avant le déménagement vers les nouveaux locaux. Il ne faut pas non plus oublier d’informer la banque, l’assureur, afin de mettre à jour les modalités d’assurance des nouveaux locaux, ainsi que la poste qui redirigera le courrier vers la nouvelle adresse. Les supports de communication ainsi que les documents administratifs comme les factures, les CGV ainsi que les plaquettes commerciales doivent également être mis à jour.
